Virtual reality gebruiken bij een event

Geplaatst op 21 oktober 2019

Een evenement organiseren zal voor een organizer met wat ervaring geen probleem zijn, maar hoe zit een VR event eigenlijk in elkaar? Normaal gesproken kies je een locatie, die richt je in op basis van de behoefte, maar met een virtual reality evenement moet je met compleet andere spelregels werken. Een deel van de presentatie speelt zich af op de locatie waar de gasten zich bevinden, daarnaast is er ook een deel dat zich afspeelt in de VR bril. Deze twee werelden met elkaar in verband brengen op een organische wijze zal een uitdaging vormen. Op deze pagina geven we advies over het organiseren van virtual reality event, en geven we tips hoe je ieder VR evenement tot een succes maakt.

Waarom een VR event organiseren?

Er zijn verschillende redenen om een virtual reality evenement te organiseren, overigens betreft het vaak een onderdeel van een groter project. Hier zijn een aantal veelvoorkomende redenen:

• Je bent niet langer gebonden tot de fysieke restricties van de locatie, zowel wat betreft locatie als oppervlakte.
• Het is een vernieuwende wijze om een presentatie te geven waarmee de betrokkenheid van de participanten vergroot wordt.
• Dankzij het gebruik van meerdere VR brillen is het mogelijk om tientallen tot zelfs honderden gasten tegelijkertijd naar dezelfde presentatie te laten kijken.
• Met een kleinere opstelling kunnen toeschouwers via beeldschermen meekijken met de acties van de deelnemers, zo wordt iedereen betrokken bij het VR evenement.
• Dezelfde presentatie kan steeds opnieuw herhaald worden op verschillende locaties.
• Er kan gebruik worden gemaakt van bestaande content, het is eveneens mogelijk om unieke content te laten ontwikkelen.
• Tijd en afstand kan virtueel overbrugd worden tijdens een virtual reality event.
• Er kan veel informatie worden verzameld van deelnemers wat voor vervolgacties zeer interessant kan zijn.

Dit zijn slechts enkele voordelen, per project zullen er weer andere unieke redenen zijn om te kiezen voor virtual reality tijdens een event. Zijn er ook situaties waarin deze technologie niet past? Vast wel, maar bedenk eens hoeveel opties er zijn zoals:

• 360 video bekijken individueel of in een groep.
• Interactieve tours op een zeer beperkt vloeroppervlak.
• Coöperatieve presentaties waarbij alle participanten worden betrokken.
• Maatwerk presentaties die per deelnemer wordt aangepast.
• Persoonlijke content die alleen zichtbaar is voor de ogen van één deelnemer.
• Huur een professionele headset met PC of honderden video viewers tegelijkertijd.
• Deel kartonnen houders (met opdruk) uit die aanwezigen kunnen gebruiken met hun eigen smartphone en later kunnen meenemen naar huis.

Een virtual reality event plannen

Zelfs de meest ervaren planners zullen moeite hebben om de stap naar de virtuele wereld te maken. Dat is geen probleem, met het team van VR-Expert kan realiteit en virtualiteit naadloos met elkaar worden verbonden. Hier zijn alvast enkele belangrijke vragen die bij het plannen van een VR event aan bod zullen komen:

Wat is de doelgroep?

De tijd dat VR brillen alleen geschikt waren voor techneuten is allang voorbij, tegenwoordig kan iedereen genieten van virtuele werelden. Soms is er voor het opzetten en afzetten wat extra hulp nodig, verder kan nagenoeg iedereen participeren. Het kan wel verschil maken welke hardware en software het beste aansluit bij de beoogde doelgroep. Wil je bijvoorbeeld gebruik maken van interactie, of is een ‘guided experience’ meer geschikt voor de doelgroep?

Welke content of boodschap wil je delen?

Dit zijn twee vragen die met elkaar in verband staan. Op basis van de boodschap wordt content gekozen of geproduceerd. Dit kan een 360 graden video zijn, of bijvoorbeeld een 3D model waar mensen omheen kunnen lopen. Bij sommige virtual reality evenementen speelt interactiviteit een belangrijke rol, of de optie om ervaringen direct aan te passen. De hardware is slechts een doorgeefluik om de daadwerkelijke content zichtbaar te maken. Content is King, dat geldt ook voor virtual reality.

Welke apparatuur is daarvoor nodig?

Wanneer de boodschap en de content duidelijk is wordt er doorgaans pas gekeken naar de apparatuur. Soms is een high-end PC VR headset de beste oplossing, het is ook mogelijk om deelnemers een eenvoudige kartonnen houder uit te delen waarmee ze van hun eigen smartphone een VR bril kunnen maken. Een combinatie van apparatuur kan uiteraard ook, laat mensen zelf ‘spelen’ met Cardboard VR terwijl ze wachten op de ‘hoofdact’.

Hoe breng ik twee werelden samen?

Door de werkelijke omgeving te koppelen aan het virtual reality evenement zal er een naadloze overgang ontstaan. Denk aan personeel dat gekleed is in de stijl van de virtuele presentatie, een afgebakend deel van de ruimte of een interieurstijl die terugkomt door de lenzen van de VR bril. Het is dus van belang dat de organisatie nauw samenwerkt met de leverancier van de virtual reality hardware en software om samen een VR event neer te zetten dat tot in de puntjes (en pixels) verzorgd is. Informeer bij de VR-expert naar alle mogelijkheden voor een geslaagd virtual reality evenement.