Hoe zorg je dat debiteuren sneller betalen?

Geplaatst op 21 februari 2019

Een grote ergernis waar veel MKB’ers (en grotere bedrijven) mee te maken hebben is het niet betalen van facturen door klanten. Dit is een probleem wat tot spanningen kan leiden op het gebied van zakelijke relaties en ook andere problemen. Je moet natuurlijk ook je eigen rekeningen betalen, ook al heb je nog geen geld binnen voor een voltooide klus. We gaan in dit blog wat dieper in debiteurenbeheer, en hoe je zorgt dat je op tijd je verdiende geld op de rekening hebt staan.

De eigen administratie moet goed zijn

Het begint allemaal bij je eigen financiële administratie. Als niet goed wordt bijgehouden wanneer je exact een factuur verstuurd hebt en waarvoor precies, sta je al met 1-0 achter als het gaat om het innen van de factuur. Je kunt dit uitbesteden, maar het is in principe heel goed zelf te doen. Zorg dat je in een systeem precies de afspraken hebt staan omtrent de betaling, zoals een betalingstermijn, de verzenddatum en de exacte werkzaamheden waarvoor de factuur is.

Ken je klant

Zoals een bank een check doet voordat je een hypotheek krijgt, moet je zelf ook een beetje inzicht krijgen in de financiële situatie van je potentiële klant. Als er vooraf al betalingsachterstanden lopen bij andere leveranciers of ze hebben dreigende financiële problemen, is het wellicht niet handig om met het bedrijf in zee te gaan. Mocht het helemaal fout gaan, sta jij waarschijnlijk niet bovenaan de lijst met partijen die geld ontvangt.

Factuur direct en elektronisch

Het is 2019. Wekelijks of zelfs maandelijks factureren via de post is niet meer van deze tijd. De wat grotere ondernemingen hebben speciale softwarepakketten die online facturatie automatiseert, wat leidt tot een snellere incasso. Daarnaast kun je middels deze software ook instellen dat er betalingsherinneringen en aanmaningen gestuurd worden als een betalingstermijn (bijna) verstreken is. Het is wel belangrijk om het persoonlijk contact niet volledig verloren te laten gaan door middel van automatisering. Een mailtje is onpersoonlijker dan een telefoontje. Dat kan invloed hebben op de welwillendheid van de klant.

Een incassobureau als laatste optie

Mocht het echt te gortig worden met de betaling van facturen door een klant, is het wellicht tijd voor een incassobureau. Je wil hier natuurlijk niet meteen mee beginnen, omdat het de zakelijke relatie kan beschadigen. Echter, het is wel een effectieve manier om snel de rekeningen betaald te krijgen, zonder dat je er zelf veel tijd mee kwijt bent. Dat is het grootste voordeel voor ondernemers die zich eigenlijk volledig willen en moeten focussen op hun ‘core business’. In sommige gevallen werkt het dreigen met een incassobureau ook voldoende. Let daarnaast wel op wat betreft de regelgeving als je een incassobureau inschakelt!