6 stappen voor het digitaliseren van je documenten

Geplaatst op 21 januari 2019

Het digitaliseren van je documenten is een handige manier om meer ruimte op kantoor te creëren en de toegang tot bestanden te vergemakkelijken. Het internet wordt snel de meest voorkomende manier om gegevens over te dragen, dus nu is het een beter moment dan ooit om de digitale shift te maken. Met de papierloze kantoortrend zijn meer bedrijven op zoek naar eenvoudige manieren om hun bestanden te digitaliseren. De voordelen van het digitaliseren van je documenten hieronder beschreven geven een indicatie waarom:

• Gemakkelijke toegankelijkheid
• Verhoogde productiviteit van werknemers
• Milieuvriendelijk
• Betere bescherming tegen fysieke schade
• Handig om op te slaan en op te halen
• Bespaar geld op opslagruimte

Hier zijn 6 dingen om in gedachten te houden als je denkt aan het digitaliseren van je bedrijfsdocumenten.

Identificeren van documenten voor digitalisering

Het is belangrijk om een idee te krijgen van wat voor soort documenten je wilt converteren en dit zal je helpen bij het kiezen van de methode om digitaal te gaan werken. Verschillende soorten documenten vereisen verschillende expertise, bijvoorbeeld dubbelzijdige documenten of kleurendocumenten zullen verschillend behandeld moeten worden.

Voorbereiding van je bestanden

Ervoor zorgen dat je documenten klaar zijn voor digitalisering lijkt eenvoudig, maar het is van het grootste belang om ervoor te zorgen dat je documenten vrij zijn van alledaagse kantoorobjecten zoals: paperclips, plakbriefjes, spelden en spiraalbindingen.

Scannen

Er zijn verschillende apps en softwares die het scannen van documenten onderweg mogelijk hebben gemaakt, bedrijven kunnen nu documenten direct vanaf hun mobiele apparaten verzenden om te scannen. Multifunctionele printers en flatbedscanners kunnen betaalbare scandiensten leveren, maar geen van beide zijn wenselijk voor het scannen van grote volumes. Het scannen van grote volumes kan leiden tot vastlopen, en een scanner die zulke grote volumes aankan, is waarschijnlijk duur in aanschaf en heeft hoge operationele kosten.

Het uitbesteden van je documenten voor het scannen elimineert een aantal van de risico’s die gepaard gaan met het scannen van grote volumes binnenshuis. Bij Secure Data Management bieden we goedkope diensten voor het scannen van documenten in Londen. We kunnen records scannen in verschillende formaten en bieden ook een snelle doorlooptijd, zodat je digitale bestanden op tijd kunt delen tijdens kritieke deadlines.

Overgang naar digitale modi

U kunt je digitale documenten opslaan als afbeeldingen of PDF-bestanden. Kiezen tussen de twee houdt in dat je het document zelf moet evalueren. Als het bijvoorbeeld een handgeschreven document is, kan het praktischer zijn om het als afbeelding op te slaan. OCR (Optical Character Recognition) wordt gebruikt om gescande afbeeldingen om te zetten in elektronisch gecodeerde tekst. Met OCR kunt je je documenten indexeren met gedetailleerde bestandsnamen, zodat documenten gemakkelijk kunnen worden opgehaald. De meeste scanners hebben ingebouwde OCR-software. OCR-software kan ook online worden gerealiseerd door je gescande document naar verschillende websites te uploaden. Deze methode wordt echter alleen aanbevolen voor kleine volumes en kan ongelooflijk onnauwkeurig zijn. Bestanden worden meestal geconverteerd naar een PDF-indeling, omdat de meeste kantoren computers met een PDF-lezer en PDF-documenten gemakkelijk zeer weinig geheugenruimte innemen.

Digitale formaten

Het digitaliseren van je bestanden is slechts de eerste stap – het beheren en opslaan van je digitale bestanden is een veel delicater proces. Nu je documenten worden gedigitaliseerd, kunnen ze worden opgeslagen in verschillende digitale formaten: USB-stations, CD’s/DVD’s, harde schijven, filmrollen en mediatapes. Secure Data Management kan gescande documenten leveren in een aantal bestandsformaten die geschikt zijn voor je behoeften en kan online software voor documentbeheer leveren. Voor meer controle over je digitale documenten is een beheersysteem aan te bevelen, omdat dit het ophalen van bestanden efficiënter maakt en ervoor zorgt dat je bestanden beter beschermd zijn tegen virussen. Met het EDMS (Electronic Document Management System) van Secure Data Management kunt je je digitale archief onderweg uploaden en bekijken en tegelijkertijd de toegang tot bepaalde bestanden beperken.

Opslag van digitale documenten

Voor optimale beveiliging en milieubescherming is het uitbesteden van je digitale documenten voor opslag de beste volgende stap. Karmac Facilitair biedt archiefbeheer aan tegen een scherp tarief. Kijk op hun website voor meer informatie.